Москва и область: +7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Санкт-Петербург: +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Ознакомление сотрудников с приказами

Опубликовано: 25 сентября в Использование квалифицированной ЭП — принципиально для заказчика.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Москва, Московская область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525
Санкт-Петербург

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись - Елена А. Пономарева

Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом

Опубликовано: 25 сентября в Использование квалифицированной ЭП — принципиально для заказчика. На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, так как он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами.

Просто требуется расширить состав лицензий системы до полного охвата всех сотрудников организации и привязать к карточке каждого пользователя системы его действующий сертификат ЭП. Тогда, в рамках типового маршрута, после согласования и утверждения приказа руководителем, на группу сотрудников будет падать задание на ознакомление с вложенным документом. Карточка входящего задания на ознакомление сотрудника с приказом.

Уведомление о поставленной задаче может дублироваться на электронную почту сотрудников, для их своевременного оповещения. Права доступа на документ регулируются администратором системы — любое случайное изменение документа исключено. ЭП сотрудника автоматически привязывается к карточке документа и в дальнейшем доступна для просмотра с его карточки. Карточка привязанных подписей к документу. Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах.

Для этого нужно всего лишь верно оформить ее назначение внутри вашей организации. В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:. Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям рис. Пример сформированного по документу листа согласования. А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода.

Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc , которая устанавливается на компьютер сотрудника. Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП.

После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа. Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении узел DigitalSignatures в ESD-документе и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа ФИО, дата постановки подписи на документе.

ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии. Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook.

Чтобы иметь возможность подписания сообщения усиленной квалифицированной электронной подписью всего лишь нужно указать сертификат сотрудника в настройках Outlook. При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес.

Недостатками этого альтернативного варианта является то, что:. П одпись ставится на тело исходящего письма с вложением, а не на сам документ. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна. Synerdocs — это сервис обмена электронными документами, который позволяет решать любые задачи отправки, приема и обработки юридически значимых электронных документов , подходит для любых пользователей.

В рамках данного варианта решения предполагаем, что оставшиеся внешние пользователи подключены к системе Synerdocs. И единственные расходы, которых не удастся избежать - это тарификация по объему исходящих документов , то есть по количеству адресатов рассылки. Как это будет выглядеть? Работа внешнего сотрудника в Synerdocs происходит с любого современного браузера. При этом, все данные передаются по шифрованным каналам связи.

Система Synerodcs поддерживает множественное подписание документа квалифицированной ЭП сотрудниками одной организации. Информация об ознакомлении сотрудника с документом передается и хранится в системе DIRECTUM, которая в данном случае выступает в качестве электронного архива подписанных документов.

Веб-интерфейс системы Synerdocs. За вас уже все сделано и настроено в самой системе: workflow назначит задания на сотрудников, сценарий на карточке напомнит о необходимости подписать документ ЭП. При этом все подписи в любой момент будут доступны для просмотра с электронной карточки самого документа, а ваши сотрудники всегда будут видеть только актуальные версии.

Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз! Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом. Расскажите, как у вас решались подобные задачи или как вы предполагали их решать? Нам интересно и важно знать ваше мнение! Интересная статья, правда у меня такой вопрос возник, который здесь не осветили: какие есть варианты обхода внутреннего ограничения на максимальное количество исполнителей в дереве задач.

В нашем случае на версии 5. Сейчас массовая рассылка реализована таким образом, что подобные документы рассылаются по руководителям подразделений и делопроизводителям список порядка человек. Оно конечно есть идеи, что можно рассылать отдельными задачами, например на каждое подрезделение в отдельности, но случаи то разные бывают и в некоторых из них общее дерево переписки может потребоваться.

В данном случае у нас был конкретный кейс, с рядом условий. И мы перебирали все возможные варианты, в том числе альтернативные. По опыту, в Вашем случае, Дан, рекомендации обычно сводятся к пересмотру и оптимизации упрощению типового маршрута для снижения количества элементов в дереве переписки, как то:. Отправлять задание меньшему числу пользователей то, о чем Вы уже писали , так как существует прямая зависимость от количества исполнителей по задаче.

Например, если это какая-то рассылка документов, то дробить её по подразделениям, по группам пользователей. При открытии схема будет менее объемной и открываться будет быстрее. Отправлять отдельными задачами подзадачи; 3. Отключить предпросмотр заданий; 4. Заменить в ТМ блок заданий на уведомления; 5. Так как отображение задач, по большей части, зависит от скорости работы компьютера, то еще один вариант — попробовать использовать мощные компьютеры.

Плюс, как верно написал Павел, в версии 5. В любом случае лучше провести более тщательный анализ. Лучше зарегистрировать обращение на сайте службы поддержки и попросить проанализировать какие есть варианты решения задачи с учетом заданных ограничений.

Павел, именно так. Не очень красиво и не всегда удобно. Возник лишь один вопрос. Корректно ли лиц, ознакомившихся с приказом, выводить в Листе согласования? По факту же они не согласующие Возможно, есть смысл хотя бы в Лист согласования добавить пометку из задания - Ознакомлен, чтобы можно было различать, кто действительно согласовал, а кто ознакомился с приказом. Летом перешли на версию 5.

Сейчас рассматриваем такой вариант: создаем задачу по рассылке приказа на руководителей подразделения, а те перенаправляют уже подчиненным отдельной задачей. Авторизуйтесь , чтобы написать комментарий. Веб-клиент Десктоп-клиент Среда разработки.

Веб-клиент Десктоп-клиент. О конкурсе Подать заявку Все заявки Все проекты Архив. Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом. Рассмотрим варианты реализации этой задачи. Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, так как он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами.

Карточка привязанных подписей к документу Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах. В нормативных документах обязательно должны быть разграничены: Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП. Обязанность лица, создающего и или использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Пример сформированного по документу листа согласования Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое например, раз в день оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО.

Плюсы данного варианта реализации: Единое информационное пространство для взаимодействия всех сотрудников организации. Если в приказ, по каким-либо причинам вносятся повторные правки, сотрудники всегда видят актуальную версию документа.

Подписи всех ознакомленных сотрудников будут сохранены в системе на карточке документа и привязаны к одной версии. Доставка документа получателю и обработка результата ознакомления осуществляется исключительно средствами службы Workflow, что означает повышенную оперативность и надежность. Может использоваться и квалифицированная, и простая ЭП. Дополнительно система может отслеживать и уведомлять ответственных об истечении сроков действия сертификатов пользователей.

Минусы данного варианта реализации: Необходимость расширения количества лицензий системы. Если лицензирование конкурентное, то потребуется точный расчет достаточного количества лицензий для комфортной работы пользователей. При попытке подписания документа одновременно несколькими пользователями возникает конфликт блокировок документа. Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода.

Окно программы OverDoc Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении узел DigitalSignatures в ESD-документе и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа ФИО, дата постановки подписи на документе. Преимущества данного варианта реализации: Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, то есть компания экономит на лицензиях.

Недостатки данного варианта реализации: Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ. В любом действии из этой цепочки легко можно ошибиться, например, при формировании ответного письма, сотрудник может случайно направить документ не на тот адрес.

Подтверждение ознакомления сотрудника будет передаваться по протоколу электронной почты SMTP , не гарантирующему доставку сообщений; В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии.

Таким образом, при необходимости ознакомить всех сотрудников с приказом, к карточке документа в системе DIRECTUM в результате будет привязано большое количество версий.

Вход на сайт

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю. В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей — ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют. Ознакомить работников с документами под роспись — одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:. Своевременное исполнение поручений руководства.

Если в организации издается приказ, в котором прямо или косвенно упоминаются сотрудники компании, то упомянутые в документе.

Ознакомление под роспись: как оформить?

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют 92 пользователя. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера. Информационно-правовая система Форум Обмен документами. Контакты Войти или Зарегистрироваться.

Лист ознакомления с приказом: образец

Какой бы приказ работодатель не издавал, он обязан довести его до сведения перечисленных в нем лиц. Для этого используют лист ознакомления. Читайте, как его оформить, скачайте образец. Этот документ оформляется при необходимости.

Активировать демодоступ. Лист ознакомления с приказом содержит информацию о прочтении текста документа сотрудником и его подпись.

Ознакомление сотрудника с приказом в виде его сканированной копии

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников а такие приказы — это большая часть распорядительной документации организаций , то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист. Открыть и скачать онлайн. Приказ — это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении. Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям. Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Как ознакомить работников с приказом? Лист ознакомления с приказом

Акция месяца 8 88 В процессе работы компании выпускают массу приказов. В ТК РФ существует категория приказов, ознакомление с которыми является обязательным. С какими приказами и в какой срок нужно ознакомить сотрудника, читайте в статье. В первую очередь нужно отметить, что сроки ознакомления далеко не всегда регулируются действующим законодательством.

Всем здравствуйте! Подскажите пожалуйста надо ли ознакамливать работников с приказами о каких-нибудь начислениях (премия.

Сроки ознакомления работника с приказом

Войти через uID. Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя стало известно автору, войдите на сайт как пользователь и нажмите Спасибо еще раз.

Лист ознакомления с приказом

Вопрос: Подскажите, возможен ли вариант ознакомления сотрудника с приказом на сканированной его копии? Ситуация такая: сотрудники работают вахтовым методом, пункты сбора установлены на объектах строительства. Приказы о направлению на вахту издаются и подписываются в головном офисе, который не является пунктом сбора и работники лично в него не являются. Приказы электронной почтой направляются на объекты строительства.

Как правило, в таких случаях мужчина будет обязан одновременно платить алименты на жену и ребенка.

Лучше использовать готовый бланк. Процессу приватизации обязательно присущи и отрицательные моменты. При этом вам придется по итогам года, в котором вы получили проценты, подать декларацию и заплатить с этой суммы.

Если в течение 10 дней ответа не последует, то можно смело обращаться с жалобой к регулятору. В видеосюжете риэлтор объясняет, какой пакет документов от собственника потребуется при продаже квартиры. Реклама в социальной сети. Следующей дистанцией стали отпуска.

Например, где-то работы разрешают начинать на час раньше или заканчивать на три часа позже. Обычно таких жильцов включают в категорию малоимущих. В таком случае могут быть использованы свидетельские показания.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (Москва)
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Поделиться:
1 Комментария
  • stepinlgat91 :

    Не вижу смысла воровать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Бесплатная консультация эксперта
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 — Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 — Санкт-Петербург